Priorisieren wie ein Profi mit der Eisenhower-Matrix

Prioritäten setzen mit der Eisenhower Matrix. Sie hilft herauszufinden, was sinnvollerweise in welcher Reihenfolge bearbeitet wird – oder liegengelassen werden kann.

Das Prinzip klingt – und ist – ganz simpel. Oft wird das Eisenhower-Prinzip von Führungskräften verwendet, wenn sie entscheiden wollen, was sie selbst erledigen und was sie an Mitarbeitende delegieren können. Meiner Meinung nach ist die Eisenhower-Matrix universell (also auch für Mitarbeitende und genauso im Privaten) anwendbar und hilfreich.

Am besten Sie machen sich eine Liste der Aufgaben, an denen Sie arbeiten möchten / müssen. Die Eisenhower Matrix bringt im ersten Schritt Struktur in ihre Aufgabenliste, in dem sie für jede Aufgabe eine Unterscheidung in zwei Kategorien verlangt. Wichtigkeit und Dringlichkeit. Mit der Struktur kommt die Ordnung, danach die Priorisierung.

Daraus entsteht diese Vier-Felder-Matrix:


Auch wenn es trivial klingt: Lassen Sie mich zunächst definieren, was „dringend“ bedeutet und was „wichtig“ bedeutet:

Dringend = Etwas bedarf sofortiger Aufmerksamkeit

Wichtig = Relevanter Erfolgsbeitrag, bei Nicht-Erfüllung entsteht Schaden-(Potential)

Das Eisenhower-Prinzip sagt: Alle Aufgaben, die als dringend (eilig) UND wichtig erachtet werden, sollten unverzüglich angegangen werden. Wir nennen sie die A-Aufgaben. Sie sollten in der Bearbeitungsreihenfolge ganz vorn stehen.

Aber: Wie sieht denn unsere berufsalltägliche Realität aus? Ein Beispiel: Ihr Telefon klingelt. Für die meisten Menschen löst dies einen Impuls aus, der „sofortige Aufmerksamkeit verlangt“ => „Telefonat entgegennehmen“ bedeutet. Und das ohne zu wissen, wer anruft. Eine Beurteilung ob wichtig oder unwichtig kann zu diesem Zeitpunkt nicht erfolgen. Trotzdem folgen wir diesem Impuls – in den meisten Fällen. Ein anderes Beispiel: Die akustische Benachrichtigung eines Mail- oder Messenger- Einganges. Auch hier der Impuls, die Nachricht sofort zu lesen. Jederzeit erreichbar zu sein und das Bestreben möglichst zeitnah zu reagieren kann die Wirksamkeit dieser Methode zunichtemachen.

Weitere Herausforderungen und Stolpersteine: Manchmal erscheinen diejenigen Aufgaben als wichtig und dringend, weil die „beauftragende Person“ es als wichtig und dringend deklariert. Das kann vor allem dann passieren, wenn die beauftragende Person sich vorher nicht wirklich Gedanken gemacht hat, wie zeitkritisch die Aufgabe ist. Manchmal ist es auch ein Stück weit Bequemlichkeit, die dazu führt, dass Aufgaben das Kennzeichen „dringend“ erhalten. Ein kleiner Tipp: Wenn Sie bisher in solchen Situationen gefragt haben, bis wann die Aufgabe erledigt sein muss, könnten Sie in Zukunft fragen: Reicht es Ihnen, wenn ich das bis … fertig habe? Natürlich haben Sie blitzschnell überlegt, wie voll Ihr Tisch gerade ist und können dann einen realistischen Zeitraum abschätzen, den Sie für die Erledigung brauchen.

Natürlich gibt es auch Aufgaben auf Ihrer Liste, bei denen Sie selbst entscheiden müssen, ob sie wichtig und dringend ist. Und das klingt zunächst leichter, als es ist. Eine kleine Frage kann Ihnen dabei helfen: Fragen Sie sich einfach, was passiert, wenn ich die Aufgabe erst später erledige?

Fall B: Dies sind die Aufgaben, die zwar wichtig, aber nicht dringend sind. Diese Aufgaben sollten sie terminieren, also ein Zeitfenster in der Zukunft dafür reservieren. Das Terminieren ist (auch) deshalb so wichtig, weil sie sich damit in der Disziplin des planvollen Vorgehens üben und ihre Arbeitstage und Arbeitslast besser steuern können.

Fall C: Eilig aber nicht wichtig. Oft sind die Inhalte aus den oben erwähnten Emails oder Anrufen, denen wir uns unmittelbar zuwenden, in diese Kategorie einzusortieren. Hier kommt es nun auf zwei Fragen an: Wieviel Zeit nimmt die Aufgabe in Anspruch und: Haben Sie diese Zeit? Vielleicht können Sie auch einen Kollegen um Unterstützung zu bitten.

Fall D: Nicht eilig und nicht wichtig. Sollten Sie bei der Klassifizierung ihrer Aufgaben Punkte entdecken, die Sie hier einsortieren, dann eine gute Botschaft: Denn diese Dinge können Sie unbearbeitet lassen, also ab in den (digitalen) Mülleimer.

Mittlerweile möchte ich noch eine weitere Komponente hinzufügen. Nämlich die Frage, wieviel Zeit wir mit „bewusster und absichtlicher Ablenkung“ verbringen. Instagram, Whatsapp, Facebook, YouTube, Netflix, TikTok… teilweise verbringen wir viele Stunden damit, uns zur Entspannung unterhalten zu lassen. In dieser Zeit jedoch ist unser Geist beschäftigt, wir sind teils hochkonzentriert. Entspannung ist dies nicht, wohl eher Zeitvertreib. Unsere Smartphones verraten uns ja (wenn wir es nicht deaktiviert haben) wieviele Stunden wir online waren.

Mal angenommen, Sie haben ihre Aufgaben in A-D gruppiert, eine gute Reihenfolge gefunden und Zeit gewonnen, in dem Sie Aufgaben aus D nicht mehr bearbeiten: Welches der vier Felder verdient Ihr Augenmerk? Die Antwort lautet: B! Denn hier sind auch jene Dinge verortet, die sich um Ihre Weiterbildung drehen. Wir leben in der VUCA-Welt, alles ist im Fluss und auch wir müssen unsere Kompetenzen und Erfahrungen an die sich ändernde Umwelt anpassen. Auch wichtig: gezielte Kontakt- und Beziehungspflege (Privat und Beruflich). Netzwerke zu haben wird immer wichtiger: Netzwerk definiere ich als: Jemanden kennen, der Jemand kennt, den man fragen kann.

Zusammenfassung:

Erstellen Sie eine Liste Ihrer aktuellen/anstehenden Aufgaben

Unterscheiden Sie diese nach wichtig/unwichtig und nach dringend/nicht dringend

Priorisieren Sie (= erstellen eine Bearbeitungsreihenfolge)

Vermeiden Sie ständige Erreichbarkeit (Mail und Telefon)

Behalten Sie im Blick, wieviel Zeit Sie sich absichtlich ablenken (ohne zu entspannen)

Oft wird die Eisenhower-Matrix auch als Zeitmanagement-Methode beschrieben. Eher noch scheint sie Selbstmanagement-Methode zu sein, denn die Zeit ist unveränderlich: Jeder Tag hat 24 Stunden und jede Stunde 60 Minuten und jede Minute 60 Sekunden. Die Frage ist: Wie nutzen SIE diese Zeit, Ihre Zeit, Ihre Lebenszeit…

(Vergleiche auch Stephen R.Covey: Die 7 Wege zur Effektivität, 32.Auflage, Gabal-Verlag, S.181 ff.)