Projekte managen mit Scrum

Wenn wir von Scrum sprechen, dann befinden wir uns im Themenfeld „Projekt-Management“. Und dort gibt es mittlerweile zwei grundlegend verschiedene Ansätze. Der eine Ansatz, nennen wir ihn das „klassische Projektmanagement“ geht vereinfacht dargestellt – davon aus, dass das Endergebnis von Anfang an klar und präzise definiert werden kann und der konkrete Weg dorthin ebenfalls zu Beginn geplant werden kann. Wir leben ja nun einmal in der VUCA-Welt und da zeigt sich immer häufiger, dass weder das fertige Endprodukt noch der Weg dahin präzise vorhergesagt werden kann. Insbesondere Softwareentwicklung funktioniert mit diesem Ansatz nicht gut. Den Begriff „Agilität“ haben Sie vielleicht schon gehört oder gelesen. Umgangssprachlich bedeutet Agilität „von großer Beweglichkeit, regsam und wendig“. Und genau diese Attribute kennzeichnen den zweiten Ansatz, das agile Projektmanagement. Hauptmerkmale des Agilen Projektmanagements finden sich im Agilen Manifest[1]:

  • Individuen und Interaktionen vor Prozessen und Werkzeugen
  • Funktionierende Ergebnisse (Software) vor umfassender Dokumentation
  • Intensive Zusammenarbeit mit dem Kunden/Auftraggeber vor langwierigen Verhandlungen über Verträge
  • Änderungen als Chancen begreifen vor sturer Planverfolgung

In der Praxis bedeutet dies, dass vorab keine detaillierte Gesamtplanung erfolgt, Teilergebnisse nach Prioritäten sortiert werden und in raschen Zyklen („Iterationen“) hintereinander abgearbeitet werden. Eine Umfrage von Bitkom Research in 2019 ergab: Fast 80% aller Unternehmen, die Projekte agil bearbeiten verwenden die Methode Scrum. Der Begriff Scrum hat seinen Ursprung im Rugby und bedeutet so viel wie „Gedränge“. Es beschreibt eine Standardsituation, um das Spiel nach einem Aus erneut zu beginnen. Zentrale Merkmale sind spontane, gleichgerichtete Zusammenarbeit aller Spieler. Es waren zwei japanische Professoren, die 1986 die Vorzüge gleichberechtigter Kollaboration gegenüber hierarchischer Organisation im Projektmanagement im Harvard Business Manager vorstellten und dabei die Begriffe „Scrum“ und „Sprint“ vom Sport auf die Berufswelt übertrugen.

Die Übertragung aus dem Sport passt in verschiedener Hinsicht. Scrum gibt keine Prozesse vor, sondern definiert ein Spielfeld und definiert (Spiel-)Regeln. Die Spieler können auf dem Spielfeld und unter Beachtung der Regeln ihre Arbeit selbst bestimmen und organisieren. Wichtig sind dabei kurze, zeitlich begrenzte Schleifen, damit ein fortwährender Kontakt zum Kunden/Auftraggeber gewährleistet ist. Scrum-Entwicklungsteams bestehen idealerweise aus 5-10 Personen und sind interdisziplinär (= aus verschiedenen Fachgebieten kommend) aufgestellt.

Rollen

Es gibt klar definierte Rollen: Der Product Owner ist der (interne) Auftraggeber. Zu den Aufgaben des Product Owners gehört insbesondere, dass sogenannte Product Backlog aktuell zu halten. Das Product Backlog umfasst die Liste an Anforderungen. Und in einem agilen Umfeld gehören stetige Veränderungen der Anforderungen dazu. Wichtig ist: Der Product Owner beantwortet (Verständnis-)Fragen aus dem Projektteam. Er gibt jedoch KEINE Anweisungen (Stichwort: Spielregeln und selbst bestimmte Arbeit).

Daneben gibt es den Scrum Master. Aufgabe des Scrum Master ist es sicherzustellen, dass die Regeln befolgt werden. Ein Beispiel: Zu der „Beweglichkeit“ gehört, dass die Team-Mitglieder den Status ihrer Aufgaben („Tasks“) täglich aktuell halten. Nur so kann sichergestellt werden, dass Fortschritte erkennbar sind bzw. Herausforderungen und Verzögerungen frühzeitig sichtbar werden. Ein Scrum Master wird darüber hinaus nach einer kontinuierlichen Verbesserung der Prozesse streben (siehe Retrospective). Als weitere Rolle gibt es Stakeholder. Stakeholder kann man als mittelbar oder unmittelbar Betroffene umschreiben. Das können Fachexperten sein, die nicht Mitglieder in einem Entwicklungsteam sind, aber mit fachlicher Expertise beratend zur Seite stehen. Genauso kann es sein, dass ein Stakeholder als mittelbar Betroffener „gefragt und gehört“ werden sollte. Ein kleines Beispiel zur Illustration: Bei einem Bauvorhaben kann durchaus auch mal eine bedrohte Tierart (Käfer oder Feldhamster) zum Stakeholder werden. In diesen Fällen gibt es dann Institutionen, die sich für die Belange der Tiere einsetzen (Stichwort: Bauprojekt Bahnhof Stuttgart 21).

Sprint & Meetings

In sogenannten Sprints (=Iteration) bearbeiten die Entwicklungsteams in enger Kooperation mit dem Product Owner ihre definierten Arbeitspakete.  Im Bereich Software-Entwicklung umfasst dies die Durchführung von Tests und der Dokumentation (in dafür notwendigem Umfang). Die Arbeitspakete werden auch Inkremente genannt. Die fristgerechte und anforderungskonforme Fertigstellung steht dabei im Vordergrund und deshalb sind zusätzliche Anforderungen oder Änderungen der Anforderungen während eines Sprints unzulässig. Ein weiteres Merkmal von Scrum ist, dass in täglichen Meetings („Daily Scrum Meeting“) von 15 Minuten Dauer unter der Moderation des Scrum Masters jedes Teammitglied kurz seinen Status abgibt. Ein anderer Meeting-Anlass sind Retrospectives: Dies ist ein Meeting zur Rückschau auf den Prozess zum Zwecke kontinuierlicher Verbesserung (lessons learned). Ein Review ist ein weiterer Meeting-Anlass: Es hat den Zweck, Feedback zum aktuellen Inkrement zu erhalten.[2]

Backlogs – Definition of Done

Es gibt zwei Arten von Backlogs: Product Backlog und Sprint Backlog. Das Product Backlog umfasst die für das Produkt insgesamt umzusetzenden Aufgaben bzw. Anforderungen, der Sprint Backlog nur für die nächste Iteration. Wegen selbstbestimmter Arbeit der Mitglieder und der Hierarchie-Freiheit ist ein gemeinsames Verständnis wichtig und beugt Missverständnissen vor: Es gibt eine „Definition of Done“. Dies sind vom gesamten Team akzeptierte Kriterien, wann genau eine Aufgabe als erledigt gilt.


[1] Projektmanagement – Projekte, Projektportfolios, Programme und projektorientierte Unternehmen, Patzak/Rattay, 6.aktualisierte Auflage, Wien, 2014

[2] Agiles Projektmanagement, Scrum, Use Cases, Task Boards & Co, Jörg Preussig, Haufe-Lexware GmbH & Co.KG